Metoda 5 Why – metoda „5 razy dlaczego” – to jedno z narzędzi analizy przyczyn źródłowych (RCA – Root Cause Analysis), stosowane głównie w celu identyfikacji głównego źródła problemu lub przyczyn niepożądanego zjawiska. Powstała jako element systemu produkcyjnego Toyoty, a za jej twórcę uznaje się Sakichi Toyodę. Metoda jest szczególnie popularna w zarządzaniu jakością, ale znajduje zastosowanie również w innych dziedzinach takich jak inżynieria, zarządzanie projektami, edukacja czy nawet psychologia.
Czym jest metoda 5 Why?
Metoda 5 Why polega na zadawaniu pięć razy pytania „dlaczego?” (choć liczba ta może być różna), aby przejść przez kolejne poziomy analizy i dotrzeć do głównej przyczyny problemu. Ideą tej metody jest założenie, że odpowiedź na pięć pytań zazwyczaj pozwala dotrzeć do źródła problemu. Pierwsze odpowiedzi często wskazują na symptomy lub objawy problemu, pytania na kolejnych etapach identyfikują podstawowe przyczyny i mogą ujawnić luki w procesach, błędy ludzkie, lub inne czynniki, które wpłynęły na problematyczną sytuację.
Przykład struktury pytań w metodzie 5 Why:
- Dlaczego doszło do problemu A?
- Dlaczego sytuacja B miała miejsce?
- Dlaczego doszło do zdarzenia C?
- Dlaczego sytuacja D wystąpiła?
- Dlaczego miało to wpływ na sytuację E?
Metoda 5 Why w praktyce
Identyfikacja problemu
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie, co dokładnie jest problemem. Ważne, aby był on opisany jasno i konkretnie.
Zadawanie pytania „dlaczego?
Następnie zadaje się pytanie „Dlaczego?” w odniesieniu do tego problemu i zapisuje odpowiedź. To pytanie ma na celu wyjaśnienie, co spowodowało wystąpienie tego zjawiska.
Kolejne „dlaczego”
W odpowiedzi na pierwsze pytanie znów pada pytanie „Dlaczego?”. Każde kolejne pytanie odwołuje się do poprzedniego, by zgłębiać temat i odkryć przyczyny głębsze niż tylko powierzchowne objawy.
Identyfikacja przyczyny źródłowej
Kontynuowanie zadawania pytań trwa, aż uda się dotrzeć do rzeczywistej przyczyny problemu. Czasem jest ona uzyskana wcześniej, nie zawsze bowiem potrzeba dokładnie pięciu pytań. Ważne jest, by upewnić się, że doszło się do przyczyny źródłowej, a nie symptomów problemu.
Implementacja rozwiązań
Po zidentyfikowaniu przyczyny źródłowej można przejść do działania, czyli wdrażania rozwiązania, które wyeliminuje przyczynę problemu i zapobiegnie jego nawrotom.
Przykłady zastosowania metody 5 Why
Przykład 1 – Problemy w produkcji
Problem: Na taśmie produkcyjnej pojawiły się wadliwe produkty.
- Dlaczego pojawiły się wadliwe produkty?
- Bo jedna z maszyn była nieprawidłowo skalibrowana.
- Dlaczego maszyna była nieprawidłowo skalibrowana?
- Bo kalibracja nie została przeprowadzona na czas.
- Dlaczego kalibracja nie została przeprowadzona na czas?
- Bo odpowiedzialna za to osoba nie była znała harmonogramu.
- Dlaczego osoba odpowiedzialna nie znała harmonogramu?
- Bo nowy harmonogram nie został jej przekazany.
- Dlaczego harmonogram nie został przekazany?
- Bo brakuje jasnego systemu informowania o zmianach harmonogramu.
Przyczyna źródłowa: Brak systemu informowania pracowników o zmianach harmonogramu. Rozwiązanie polegałoby na wdrożeniu systemu powiadomień lub automatycznych alertów, które poinformują pracowników o aktualizacjach harmonogramu, co powinno zapobiec powstawaniu wadliwych produktów.
Przykład 2 – Opóźnienia w dostarczaniu projektu
Problem: Projekt dla klienta został dostarczony z opóźnieniem.
- Dlaczego projekt został dostarczony z opóźnieniem?
- Bo zespół nie ukończył pracy na czas.
- Dlaczego zespół nie ukończył pracy na czas?
- Bo zajmował się zadaniami niezwiązanymi bezpośrednio z projektem.
- Dlaczego zespół pracował nad zadaniami niezwiązanymi z projektem?
- Bo nie miał jasno określonych priorytetów.
- Dlaczego zespół nie miał jasno określonych priorytetów?
- Bo menedżer projektu nie ustalił priorytetów przed rozpoczęciem pracy.
- Dlaczego menedżer nie ustalił priorytetów?
- Bo zabrakło etapu przygotowawczego, gdzie priorytety byłyby wyraźnie określone.
Przyczyna źródłowa: Brak etapu planowania, w którym priorytety byłyby ustalone. Rozwiązanie to wdrożenie szczegółowego etapu planowania na początku każdego projektu, aby zapobiegać niepotrzebnym opóźnieniom.
Wady i zalety metody 5 Why
Zalety
- Prostota i łatwość użycia – Jest to metoda intuicyjna i szybka do wdrożenia, nie wymaga zaawansowanego szkolenia.
- Skuteczność – Pozwala na dotarcie do przyczyny źródłowej problemu, a nie tylko objawów.
- Niskie koszty – Analiza metodą 5 Why nie wymaga inwestycji w kosztowne oprogramowanie ani specjalistyczne narzędzia.
Wady
- Subiektywność – Odpowiedzi mogą zależeć od doświadczenia i perspektywy osoby, która prowadzi analizę, co może prowadzić do błędnych wniosków.
- Brak głębokiej analizy – Metoda 5 Why jest prosta, ale niekiedy wymaga się bardziej zaawansowanych metod analizy, szczególnie w przypadku złożonych problemów.
Metoda 5 Why to efektywne narzędzie służące do identyfikacji przyczyn problemów w różnych dziedzinach. Dzięki jej stosowaniu można zlokalizować przyczynę źródłową, wdrożyć odpowiednie rozwiązania oraz zapobiegać powtarzaniu się problemu. Mimo swojej prostoty i użyteczności, metoda ta najlepiej sprawdza się w przypadkach, które nie są zbyt skomplikowane i nie wymagają dogłębnej analizy.